1. Grunnleggende krav til behandlingen av personopplysninger

Grønn Byggallianse er ansvarlig for lagring og bruk av dine personopplysninger, og behandlingsansvarlig i Grønn Byggallianse er daglig leder.

Grønn Byggallianse sin personvernerklæring skal sammen med personopplysningsloven og tilhørende regelverk, bidra til at personopplysninger som oppgis av deg blir behandlet i tråd med grunnleggende personvernhensyn, og slik at du skal være trygg på at dette skjer på en sikker måte.

Opplysningene blir behandlet i samsvar med kravene i personopplysningsloven med forskrifter, personvernforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679) og godkjente adferdsnormer.

Disse reglene gir deg en rekke rettigheter, de mest sentrale beskrives nedenfor. Reglene oppstiller også et krav om at ditt samtykke skal avgis samtidig som opplysninger om deg blir innhentet.

2. Personverninformasjon- grunnlag for behandling av personopplysninger

Grønn Byggallianse er pålagt ved lov å samle inn og lagre diverse personopplysninger. F.eks. kreves det etter bokføringsloven at regnskapsmateriell som fakturaopplysninger lagres i 5 år etter regnskapsårets slutt.

Behandling av dine personopplysninger kan videre bygge på at behandling er nødvendig for å gjennomføre en avtale med oss. Dvs. behandling av de personopplysninger som faktisk og logisk er nødvendig for å delta og gjennomføre kurs eller annet det er inngått avtale om.

Behandling av personopplysninger vil kunne skje på grunnlag av en interesseavveining, der dette er nødvendig i organisatorisk sammenheng, for drift av virksomheten og for å lage anonymisert statistikk.

Samtykke brukes i noen tilfeller som behandlingsgrunnlaget ut over de behandlingsgrunnlag som er nevnt over. Behandling av personopplysninger på grunnlag av samtykke krever frivillig, uttrykkelig og informert samtykke fra deg. Samtykke er behandlingsgrunnlag typisk i de tilfeller hvor formålet med behandling av personopplysninger klart faller utenfor det som er nødvendig for å oppfylle en avtale med Grønn Byggallianse, slik som f.eks. ved utsendelse av markedsføring. Et samtykke kan trekkes tilbake når som helst. Se mer i punkt 7.

3. Registrering av personopplysninger, når og hvilke

Grønn Byggallianse tilbyr medlemskap til selskaper og organisasjoner. Grønn Byggallianse tilbyr også en rekke ulike tjenester, kurs og arrangementer. Hvilken informasjon som samles inn og når, avhenger av hvilken tjeneste, kurs eller arrangement du kjøper eller deltar på. Graden av behandlingen av personopplysninger avhenger av de opplysninger du sender inn til oss og det nærmere samtykke som du avgir.

Vi samler inn personopplysninger som:

• du oppgir til oss for eksempel ved din bedrifts eller organisasjons medlemsregistrering, når du kjøper eller registrerer deg for våre tjenester, melder deg på vårt nyhetsbrev, konkurranser eller lignende, kontakter oss med spørsmål, eller samtykker til å motta markedsføring.
• aktuelle personopplysninger er for- og etternavn, e-postadresse, telefonnummer, stillingstittel og tilhørighet til firma/organisasjon, samt eventuelle personopplysninger som måtte følge av de ulike henvendelsene.

4. Spesifikke formål

4.1 Innmelding medlemskap

Ved innmelding i Grønn Byggallianse samler vi inn personopplysninger til firmaet eller organisasjonens kontaktperson for å kunne levere etter avtalen, herunder fakturere medlemsavgift, sende relevant informasjon om firmaet/organisasjonens medlemskap og invitere til relevante arrangementer. Følgende opplysninger lagres og blir behandlet i organisasjonens kundeoppfølgingssystem:

1. Fornavn og etternavn
2. E-postadresse
3. Telefonnummer
4. Stillingstittel

4.2 Arrangementer og kurs, fysisk og online

For fysiske arrangementer og online-arrangementer lagres følgende opplysninger om deltagere og blir behandlet i organisasjonens kundeoppfølgingssystem. Opplysningene i punkt 1-4 er nødvendige for å gjennomføre arrangementene. Opplysningene i punkt 5 og 6 behandler vi til statistikkformål (interesseavveining):

1. Fornavn og etternavn
2. E-postadresse
3. Telefonnummer
4. Matallergier og øvrige praktiske opplysninger som Grønn Byggallianse etterspør for å kunne gjennomføre det aktuelle arrangementet
5. Stilling/rolle
6. Tilhørighet til firma/organisasjon

4.3 E-læring

4.3.1 Kjøp av e-læring

Ved kjøp av e-læring lagres dine opplysninger og blir behandlet i organisasjonens CRM-system. Det er nødvendige å behandle opplysningene for å gjennomføre avtale om kjøp. Følgende opplysninger lagres og behandles i forbindelse med kjøp av e-læring:

1. Navn, etternavn og e-postadresse til kjøper
2. Navn, etternavn, e-postadresse til lisensbrukeren
3. Fakturaopplysninger
4. Kjøpers og lisensbrukers tilhørighet til firma/organisasjon

4.3.2 Opprettelse av lisensbruker

Ved oppretting av lisensbruker i e-læringen lagres dine opplysninger i Learning Management System (LMS) som organisasjonen benytter for at du skal kunne gjennomføre kurset. Opplysningene vil lagres i inntil 8 uker etter at lisensen er utløpt, så vil informasjonen i LMS slettes. Følgende opplysninger lagres i forbindelse med opprettelse av lisensbruker i e-læringen:

1. Navn og etternavn
2. E-postadresse
3. Hvilke kurs som er startet og gjennomført,
4. Dato for start og gjennomføring av kurs
5. Tilhørighet til firma/organisasjon

Dersom din bedrift har ønsket å få interne administrator-rettigheter, vil opplysninger i dette punktet være synlig for bedriftens administrator også.

4.3.3 Særlig om BREEAM

Følgende opplysninger lagres i forbindelse med opprettelse av/registrering i BREEAM-prosjekter:

1. For- og etternavn
2. E-postadresse

Dette gjøres for revisor, AP og byggherre sin kontaktperson.

4.3.4 Nyhetsbrev

Ved å melde deg på vårt nyhetsbrev lagres dine opplysninger i systemet for nyhetsbrev (Mailchimp) og brukes for å kunne sende deg nyhetsbrev. Følgende opplysninger lagres når du melder deg på vårt nyhetsbrev:

1. For- og etternavn
2. E-postadresse

4.3.5 Markedsføring

Ved å samtykke til å motta markedsføring, aksepterer du at Grønn Byggallianse kan lagre opplysninger om deg, og sende deg markedsføring, herunder invitasjoner til arrangementer og kurs via e-post. Følgende opplysninger lagres da:

1. For- og etternavn
2. E-postadresse

6 Lagring av personopplysninger

6.1 Lagringstid

Grønn Byggallianse oppbevarer personopplysningene bare så lenge det er nødvendig ut fra de formål som er beskrevet i punkt 3 og 4, eller for å oppfylle bestemte lovkrav. Lagringstiden for ulike typer opplysninger vil altså variere. Flere av dine personopplysninger, slik som kontaktopplysninger, har vi behov for å lagre så lenge du deltar på kurs eller arrangementer, samt en viss periode etter dette.

Opplysninger som er nødvendige for faktureringsformål må i henhold til regnskapslovgivningen oppbevares i 5 år. Opplysninger som lagres etter krav i nevnte lover vil kun bli behandlet for slike formål og tilgangen til opplysningene vil være sterkt begrenset.

6.2 Oppbevaring av personopplysninger

Vi arbeider planlagt og systematisk med å ivareta informasjonssikkerhet og benytter så vel tekniske som organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte de lagrede personopplysningene mot uautorisert tilgang og bruk. Alle våre dataleverandører lagrer data på vegne av oss. Vi har ikke gitt tillatelse til at noen kan benytte dine opplysninger uten ditt samtykke.

Dersom vi ser det nødvendig å dele personopplysninger med tredjeparter, er det etter at det er avklart med de det måtte gjelde. Vi gjennomgår våre rutiner årlig for å se på behov for endringer samt gjør risikoanalyser for å evaluere risikoen for at dine personopplysninger kan komme på avveie eller bli misbrukt.

7. Rettigheter – mer informasjon

Det er frivillig å avgi personopplysninger til Grønn Byggallianse.

Du har altså ingen plikt til å oppgi personopplysninger til oss. Men dersom du velger å la være, kan det være at vi ikke kan yte deg våre tjenester, f.eks. fordi vi ikke kan levere tjenesten eller fakturere for deltagelse.

De som er registrerte i ett av Grønn Byggallianse sine systemer, har rett på innsyn i egne personopplysninger. Du har også krav på at uriktige eller ufullstendige opplysninger, og opplysninger som Grønn Byggallianse ikke har lov til å behandle, blir rettet, slettet eller supplerte.

Dersom behandlingsgrunnlaget er samtykke har du rett til å trekke samtykket tilbake når som helst.

Du kan ta dine rettigheter i bruk ved sende en e-post til: post@byggalliansen.no.

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med vår beskrivelse her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet finner du på deres hjemmesider.

8. Nettstatistikk

Grønn Byggallianse samler inn avidentifiserte og anonymiserte opplysninger om besøkende på byggalliansen.no. Formålet med innsamlingen er å utarbeide statistikk som brukes for å forbedre og videreutvikle innhold på nettstedet. Eksempler på hvilken informasjon som innhentes er: hvordan besøkende bruker nettstedet, hvilket nettsted brukeren kommer fra, hvor mange som besøker de ulike sidene, hvor lenge besøket varer, og hva de klikker på.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen blir automatisk anonymisert ved at deler av IP-adressen fjernes og erstattes med en ny kode. Med aggregert nivå menes at alle data blir slått sammen til en gruppe og at data ikke behandles individuelt.

Grønn Byggallianse bruker informasjonskapsler (cookies) på vår nettside. Her kan du lese om informasjonskapsler og styre ditt samtykke.

Publisert 23.05.2018

Oppdatert 26.09.2018

Oppdatert 14.01.2021.